Cách gửi hóa đơn cho khách hàng an toàn, thuận tiện nhất

Hóa đơn điện tử không còn là khái niệm mới lạ đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Thế nhưng, không phải tất cả các doanh nghiệp hiện nay đều biết về lợi ích khi gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phần mềm hóa đơn điện tử tiện lợi đến thế nào? Bài viết sau đây sẽ giới thiệu chi tiết về tiện ích này.

Các cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

Gợi lại một chút về hình thức gửi hóa đơn cho khách hàng khi sử dụng hóa đơn giấy. Thông thường doanh nghiệp sẽ phải thực hiện qua các bước như: lập hóa đơn bằng tay, gọi điện thông báo khách hàng, gửi hóa đơn qua đường chuyển phát tới các doanh nghiệp. Đây là cách thức gây tốn kém thời gian của kế toán hoặc các nhân viên trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ xuất hóa đơn điện tử đã lập và chuyển tệp dữ liệu chứa thông tin hóa đơn qua Email. Nhiều phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp cả gửi tin nhắn tự động báo khách hàng về việc gửi Email hóa đơn. Cách thức này đơn giản, dễ thực hiện mà thao tác trên máy tính hoặc điện thoại rất nhanh chóng, giảm thời gian đến mức tối đa.

Xem thêm: Lưu ý khi phát hành hóa đơn điện tử.

Gửi hóa đơn bằng phần mềm hóa đơn điện tử tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Gửi hóa đơn bằng phần mềm hóa đơn điện tử tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần hướng dẫn khách hàng về hình thức gửi hóa đơn

Trước khi sử dụng tiện ích gửi hóa đơn điện tử qua Email, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi thông báo cho khách hàng về thông tin hóa đơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đảm bảo việc hướng dẫn khách hàng có thể tra cứu, kiểm tra thông tin trên hóa đơn thành công.

Bên cạnh đó, các khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử từ công ty thông qua công cụ nhận hóa đơn đã được cài đặt sẵn trên trình duyệt máy tính của người sử dụng.

Cần lưu ý gì khi gửi hóa đơn điện tử

Mang lại những hiệu quả tuyệt vời từ việc gửi hóa đơn nhanh chóng, không tốn kém chi phí và thời gian. Tuy nhiên, để việc quản lý và gửi hóa đơn điện tử diễn ra thành công và nhanh chóng, doanh nghiệp nên thực hiện sắp xếp hóa đơn đã lập và các mục lưu trữ cụ thể để tiện quản lý. Kèm theo đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng giám sát hoặc chuyển ngay cho người nhận khi cần hoặc khi có yêu cầu từ khách hàng.

Trước khi gửi hóa đơn đi, doanh nghiệp cần kiểm tra lại đầy đủ các thông tin ghi trên hóa đơn đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin. Điều này giúp tránh phát sinh sai sót không đáng có sau khi gửi hóa đơn cho khách hàng.

Hóa đơn ngay khi chuyển cho khách hàng thì doanh nghiệp cần liên hệ với khách hàng để thông báo tình trạng hóa đơn để họ kiểm tra ngay khi có thể.

Như vậy, cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng không quá phức tạp mà lại tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí, nhân lực cho doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp phải xuất hóa đơn và gửi đi số lượng lớn mỗi ngày thì việc áp dụng hóa đơn điện tử mang lại hiệu quả càng rõ rệt. Sử dụng hóa đơn điện tử là cách doanh nghiệp thực hiện và tuân thủ pháp luật. Tại Nghị định 119 của Chính phủ đã quy định, từ ngày 1/11/2020,doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy.

Nguồn: Einvoice.vn

Thêm bình luận

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *