Hóa đơn điện tử như thế nào là không hợp pháp?

Khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp hoặc khách hàng nhận được hóa đơn điện tử nhưng không chắc chắn là có hợp pháp hay không. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn nhận biết hóa đơn điện tử không hợp pháp.

Thế nào là hóa đơn điện tử không hợp pháp?

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 19, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Hóa đơn điện tử nào không đáp ứng đủ các quy định sau thì đều không hợp pháp:

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế để hợp pháp phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

  • Có thể nhận biết được hóa đơn đã được kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế với máy tính tiền.
  • Không cần thiết phải có chữ ký số.
  • Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo được các nội dung hóa đơn điện tử bao gồm thông tin như: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn, tổng số tiền thanh toán, thời điểm lập hóa đơn điện tử…

Ngoài ra, Điều 3 Nghị định 119 còn quy định thêm về hóa đơn điện tử không hợp pháp nếu không đăng ký sử dụng hóa đơn diện tử với cơ quan Thuế. Khi gửi hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan Thuế cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế đều không hợp lệ. Với trường hợp gửi hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã cũng không hợp lệ.

Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải đủ nội dung bắt buộc trong một số trường hợp

Doanh nghiệp có thể tra cứu trên website của Tổng cục Thuế để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử

Một số lưu ý với để hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử hợp lệ phải theo quy định của Bộ Tài chính về định dạng chuẩn dữ liệu, đảm bảo tính toàn vẹn thông tin. Với hóa đơn chỉ vi phạm một trong các nguyên tắc trên đều được coi là hóa đơn điện tử không hợp lệ.

Trường hợp đặc biệt là doanh nghiệp lập không hóa đơn điện tử, dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa dịch vụ này cho hàng hóa dịch vụ khác thì hóa đơn điện tử đó sẽ trở nên không hợp lệ. Đặc biệt là khi doanh nghiệp lập hóa đơn diện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh, dung hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông đều sai quy định. 

Để kiểm tra được tính hợp pháp của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể chủ động đối chiếu, so sanh hoặc tra cứu ngay trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không phải pháp sẽ hiển thị không đầy đủ các trường thông tin. Sau khi kết thúc tra cứu, kết quả trả về nếu hiển thị đầy đủ thông tin thì hóa đơn đó hợp lệ.

Trên đây là những lưu ý mà doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Để hiểu rõ hơn hoặc cần tư vấn, doanh nghiệp có thể liên hệ lại với bên cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình để được hỗ trợ.

Bài viết liên quan

Thêm bình luận

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *